Als je een eFact voor een behandeling wilt versturen die je de dag zelf hebt aangemaakt, moet deze patiënt en behandeling op de 3e betalersregeling staan.
Van zodra een behandeling meer dan 1 dag oud is zal je deze kunnen versturen via eFact, ook als de 3e betalersregeling niet staat aangeduid.
Om een eFact in te dienen zijn volgende zaken van cruciaal belang:
Een eFact kan je maximaal 1x per dag verzenden, per therapeut en mutualiteit.
De ingestuurde behandelingen hoeven wel niet van vandaag te zijn. Je kan ook meerdere behandeling/patiënten gaan combineren.
Je kan het remgeld per behandeling gaan afrekenen, of voor meerdere behandelingen te samen.
Eens je de betaling ontvangen hebt navigeer je naar rapportage met het euroteken linksboven. Hier vind je de lijst [eFact geschikte behandelingen]. Hierin zal je alle behandelingen vinden die je via eFact kan versturen.
Selecteer de gewenste behandelingen en klik op [eFact inzenden].
Voor het wordt aangemaakt krijg je eerst een overzicht naar welke VI er een eFact verzonden zal worden. Wil je hier graag een voorbeeld van zien, dan kan je rechts achteraan op [Voorbeeld van eFact] klikken.
Om verder te gaan klik je op [Maak en verzend]. De verstuurde behandelingen zullen dan ook verdwijnen uit de lijst met [eFact geschikte behandelingen].
Het overzicht van je verzonden eFact facturen kan je ook in de rapportage terugvinden onder [eFact facturen].
Hier vindt je een overzicht van al je actuele eFact facturen. Je kan deze synchroniseren via de knop [eFact synchroniseren] rechtsboven.
De eFact-statussen die je zal tegenkomen:
Verstuurd naar MyCareNet/VI: Dit is de eerste fase waarin alle gegevens gecheckt worden door MyCareNet of de verzekeringsinstelling. Mocht de status hierop meer dan 48u blijven hangen, dan raden we aan om MyCareNet te contacteren.
Verstuurd naar VI (Verzekeringsinstelling): Dit is de tweede fase waarin alle gegevens nagekeken worden door de verzekeringsinstelling. Mocht de status hierop meer dan 48u blijven hangen, dan raden we aan om desbetreffende VI te contacteren.
Ontvangen: Dit is de derde fase waarin de factuur doorheen zowel de MyCareNet - als de VI check is geraakt en ontvangen werd voor verwerking.
Goedgekeurd: De gehele factuur werd goedgekeurd en zal binnen enkele dagen uitbetaald worden op jouw rekening. Ook de betalingsreferentie zal zichtbaar worden in de lijn van de goedgekeurde eFact zodat je deze gemakkelijk kan terugvinden/linken op je bankrekening.
Goedgekeurd met verwerpingen: De factuur werd goedgekeurd, maar er zijn nog enkele fouten gedetecteerd in de factuur. De goedgekeurde behandelingen, worden wel uitbetaald.
De fouten kan je corrigeren en meesturen met een volgende eFact-inzending.
Afgekeurd: Je volledige eFact werd afgekeurd omdat deze een te hoog percentage aan fouten bevat. Corrigeer de fouten en stuur je eFact opnieuw in.
Om een afgekeurde eFact te bewerken en deze opnieuw in te sturen kan je desbetreffende factuur bewerken.
Bij de afgekeurde behandeling(en) klik je in het overzicht rechts op het potloodje om deze te bewerken.
Hier krijg je de mogelijkheid om de code van je behandeling te gaan aanpassen door op de code te klikken, en een nieuwe te selecteren.
Om vervolgens te gaan aangeven dat je de foute code hebt aangepast naar de juiste, door op [Markeer als klaar] te klikken. Hierna verandert de itemstatus weer naar “eFact klaar”, waardoor deze opnieuw in je lijst [eFact geschikte behandelingen] komt zodat je deze mee kan insturen bij je volgende inzending.
Indien je eFact is afgekeurd of de status blijft hangen op verstuurd naar VI en je niet goed begrijpt waarom zal je direct contact moeten opnemen met de mutualiteit.
Om dit het snelste te doen kan je een eFact factuur bewerken in Crossuite.
In dit overzicht kan je met de 3 puntjes achteraan de behandeling de optie “eFact Helpdesk” aanklikken.
Er opent een scherm met het overzicht van de eFact. Onderaan heb je de keuze om een mail met info naar de VI te gaan sturen.
Wanneer je hiervoor kiest, zal er een scherm openen met de titel 'Stuur e-mail naar VI'
Je mail zal automatisch ingevuld zijn met alle gegevens die desbetreffende instantie nodig heeft om je verder te kunnen helpen.
Je kan onderaan nog voor kiezen om de e-mail nog te bewerken via [E-mail bewerken] met mogelijke info of vragen die je aan de instantie wil verschaffen.
Met één klik op de knop [Verzenden] stuur je je email rechtstreeks naar de correcte instantie.
