Om een eFact te gaan indienen zijn volgende zaken van cruciaal belang:
Geïnformeerde toestemming van de patiënt
Therapeutische link met de patiënt
Goedgekeurde eAgreement
Eénmaal bovenstaande zaken in orde zijn zal je de mogelijkheid hebben, een eFact in te dienen.
Een eFact kan je maximaal 1x per dag gaan verzenden, per therapeut, per mutualiteit.
Maar de ingestuurde behandelingen hoeven niet van vandaag te zijn. Je kan ook meerdere behandeling/patiënten gaan combineren.
Zorg ervoor dat bij de patiënt(en) die je met eFact wil gaan factureren, de 3de betalersregeling actief is.
Deze kan je vinden in de [Patiëntgegevens], onder de tab [Voorkeuren], onder de titel [Gepersonaliseerde prijzen]
Dit kan je ook standaard instellen voor alle nieuwe patiënten via de instellingen
[], onder
[Patiënt] -> [Algemeen] -> [Nieuwe patiënt]
Nadat je de betaling hebt ontvangen/geregistreerd bij 1 of meerdere behandelingen, kan je overgaan tot het verzenden van je eFact naar de mutualiteit.
Je kan het remgeld per behandeling gaan afrekenen, of voor meerdere behandelingen te samen.
Eens je de betaling ontvangen hebt navigeer je naar
[Rapporten], in je linkerbalk. In de lijst
[Behandelingen] zal je een vooringestelde lijst vinden met
[eFact geschikte behandelingen].
Hierin zal je alle behandelingen vinden dewelke klaar zijn om via eFact naar de mutualiteit of VI verzonden te worden.
Je kan ze één per één gaan selecteren. Of via de knop bovenaan in de lijst ervoor kiezen om alle 'eFact geschikte behandelingen' in 1x te gaan selecteren.
Daarna krijg je met 1 simpele klik op
[eFact inzenden] een overzicht van de klaargezette eFact-facturen.
Het overzicht toont je voor welke patiënten en naar welke VI er een eFact verzonden zal worden. Wil je hier graag een voorbeeld van zien, dan kan je rechts achteraan op [Voorbeeld van eFact] klikken.
Om verder te gaan klik je op [Maak en verzend], waarna je factu(u)r(en) verzonden zullen worden naar de VI.
De verstuurde behandelingen zullen dan ook verdwijnen uit de lijst met [eFact geschikte behandelingen].
Het overzicht van je verzonden eFact facturen kan je op dezelfde plaats terugvinden, namelijk in de tab [Facturen], onder [eFact facturen].
Hier vindt je een real-time overzicht, dat je dagelijks kan synchroniseren om zo steeds de meest actuele status van je facturen te zien. Dit kan via de knop [eFact synchroniseren] bovenaan.
Mogelijke eFact-statussen die je kan tegenkomen:
Verstuurd naar MyCareNet: Dit is de eerste fase waarin alle gegevens gecheckt worden door de dienst van MyCareNet. Mocht de status hierop meer dan 48u blijven hangen, dan raden we aan om MyCareNet te contacteren.
Verstuurd naar VI (Verzekeringsinstelling): Dit is de tweede fase waarin alle gegevens gecheckt worden door de verzekeringsinstelling. Mocht de status hierop meer dan 48u blijven hangen, dan raden we aan om desbetreffende VI te contacteren.
Ontvangen: Dit is de derde fase waarin de factuur doorheen zowel de MyCareNet - als de VI check is geraakt en ontvangen werd voor verwerking.
Goedgekeurd: De gehele factuur werd goedgekeurd en zal binnen enkele dagen uitbetaald worden op jouw rekening. Ook de betalingsreferentie zal zichtbaar worden in de lijn van de goedgekeurde eFact, zodat je deze gemakkelijk kan terugvinden/linken op je bankrekening.
Goedgekeurd met verwerpingen: De factuur werd goedgekeurd, maar er zijn nog enkele fouten gedetecteerd in de factuur ( minder dan 5% fouten). De goedgekeurde behandelingen, worden wel uitbetaald, je zal ook hier een betalingsreferentie terugvinden.
De fouten kan je corrigeren en meesturen met een volgende eFact-inzending.Afgekeurd: Je volledige eFact werd afgekeurd omdat deze meer dan 5% fouten bevat. Corrigeer de fouten en stuur je eFact opnieuw in.
Om een afgekeurde eFact, te gaan bewerken en deze opnieuw in te sturen ga je desbetreffende factuur gaan bewerken.
Je kiest
[Bewerken bij behandeling] achteraan de afgekeurde behandeling waarna je doorgestuurd zal worden naar het behandelscherm zelf.
Hier krijg je de mogelijkheid om de code van je behandeling te gaan aanpassen.
Om vervolgens te gaan aangeven dat je de foute code hebt aangepast naar de juiste, door op
[Markeer als klaar] te klikken.
Deze behandeling zal nu automatisch terug in de lijst [eFact geschikte behandelingen] komen, zo kan je deze mee insturen met je volgende inzending.
Blijft je status hangen op Verstuurd naar MyCareNet of VI, of is je eFact factuur afgekeurd en begrijp je niet goed waarom?
Contacteer desbetreffende instantie dan rechtstreeks via Crossuite:
Je kiest in de [eFact facturen] lijst voor [Bewerken] bij desbetreffende factuur. Deze zal de factuur in kwestie gaan openen.
Via de knop
[] achteraan de behandeling, krijg je de optie om de eFact Helpdesk te gaan contacteren
Er opent zich een pop-up scherm met het overzicht van desbetreffende eFact. Onderaan heb je de keuze om een mail met desbetreffende info naar de VI te gaan sturen.
Wanneer je hiervoor kiest, zal er een scherm openen met de titel 'Stuur e-mail naar VI'
Je mail zal automatisch ingevuld zijn met alle gegevens die desbetreffende instantie nodig heeft om je verder te kunnen helpen.
Je kan er onderaan nog voor kiezen om de e-mail nog te bewerken via [E-mail bewerken] met mogelijke info of vragen die je aan de instantie wil verschaffen.
Met één klik op de knop [Verzenden] stuur je je email rechtstreeks naar de correcte instantie.
