Si vous souhaitez envoyer un eFact pour un traitement créé le jour même, ce patient et ce traitement doivent être sous le régime du tiers payant.
Dès qu'un traitement date de plus d'un jour, vous pouvez l'envoyer via eFact, même si le régime du tiers payant n'est pas coché.
Pour introduire un eFact, les éléments suivants sont essentiels :
Vous pouvez envoyer un eFact au maximum 1 fois par jour, par thérapeute et par mutualité.
Les traitements envoyés ne doivent toutefois pas dater d'aujourd'hui. Vous pouvez également combiner plusieurs traitements/patients.
Vous pouvez régler le ticket modérateur par traitement ou pour plusieurs traitements ensemble.
Une fois le paiement reçu, allez dans les rapports via le symbole de l'euro en haut à gauche. Vous y trouverez la liste [Traitements éligibles eFact]. Elle contient tous les traitements que vous pouvez envoyer via eFact.
Sélectionnez les traitements souhaités et cliquez sur [Envoyer l'eFact].
Avant sa création, vous obtenez d'abord un aperçu des OA (organismes assureurs) auxquels un eFact sera envoyé. Pour en voir un exemple, cliquez à droite sur [Exemple d'eFact].
Pour continuer, cliquez sur [Créer et envoyer]. Les traitements envoyés disparaissent alors de la liste [Traitements éligibles eFact].
L'aperçu de vos factures eFact envoyées se trouve également dans les rapports, sous [Factures eFact].
Vous y trouvez un aperçu de toutes vos factures eFact actuelles. Vous pouvez les synchroniser via le bouton [Synchroniser eFact] en haut à droite.
Les statuts eFact que vous rencontrerez :
Envoyé à MyCareNet/OA : c'est la première phase, au cours de laquelle toutes les données sont vérifiées par MyCareNet ou l'organisme assureur. Si le statut reste bloqué plus de 48 heures, nous vous conseillons de contacter MyCareNet.
Envoyé à l'OA (organisme assureur) : c'est la deuxième phase, au cours de laquelle toutes les données sont contrôlées par l'organisme assureur. Si le statut reste bloqué plus de 48 heures, nous vous conseillons de contacter l'OA concerné.
Reçu : c'est la troisième phase, au cours de laquelle la facture a passé les contrôles de MyCareNet et de l'OA et a été reçue pour traitement.
Approuvé : l'ensemble de la facture a été approuvé et sera versé sur votre compte dans quelques jours. La référence de paiement devient également visible sur la ligne de l'eFact approuvé, afin que vous puissiez facilement la retrouver/la relier à votre compte bancaire.
Approuvé avec rejets : la facture a été approuvée, mais quelques erreurs ont encore été détectées. Les traitements approuvés sont bien payés.
Vous pouvez corriger les erreurs et les joindre à un prochain envoi eFact.
Refusé : votre eFact a été entièrement refusé parce qu'il contient un pourcentage d'erreurs trop élevé. Corrigez les erreurs et renvoyez votre eFact.
Pour modifier un eFact refusé et le renvoyer, vous pouvez modifier la facture concernée.
Pour le(s) traitement(s) refusé(s), cliquez sur l'icône du crayon à droite dans l'aperçu pour le(s) modifier.
Vous pouvez ici modifier le code de votre traitement en cliquant sur le code et en en sélectionnant un nouveau.
Indiquez ensuite que vous avez remplacé le code erroné par le bon en cliquant sur [Marquer comme prêt]. Le statut de l'élément repasse alors à « eFact prêt » : il réapparaît dans votre liste [Traitements éligibles eFact] afin que vous puissiez l'inclure dans votre prochain envoi.
Si votre eFact a été refusé ou si le statut reste bloqué sur « Envoyé à l'OA » et que vous ne comprenez pas bien pourquoi, vous devrez contacter directement la mutualité.
Le moyen le plus rapide est de modifier une facture eFact dans Crossuite.
Dans cet aperçu, cliquez sur les 3 points à la fin de la ligne du traitement, puis sur l'option « eFact Helpdesk ».
Un écran s'ouvre avec l'aperçu de l'eFact. En bas, vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail d'information à l'OA.
Si vous choisissez cette option, un écran intitulé « Envoyer un e-mail à l'OA » s'ouvre.
Votre e-mail est automatiquement complété avec toutes les données dont l'organisme concerné a besoin pour vous aider.
En bas, vous pouvez encore modifier l'e-mail via [Modifier l'e-mail] pour y ajouter des informations ou des questions à l'intention de l'organisme.
D'un simple clic sur le bouton [Envoyer], vous envoyez votre e-mail directement au bon organisme.
